每日常识:内蒙古公务员常识1月28日知识点(2)
发布时间：2013-01-28 11:14:53 内蒙古公务员考试网 来源：华图教育 
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4.编目装订对立卷进行一系列的编目工作，如排列卷内文件顺序，编写卷内文件的件号和页号，填写文件目录、卷内备考表等，之后填写案卷封面，案卷封面要按照国家标准的统一格式填全规定项目，用毛笔填写，字迹要工整清楚，最后装订成册。
经过上述四个阶段，立卷工作即告完成，之后就可进行案卷的分类排列和编制移交目录，并向机关档案部门归档。
(二)公文立卷的方法
公文立卷的具体方法有：
1.根据公文的特征将公文分为若干类别进行立卷，公文的特征有：时间特征、问题特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征，这六个特征可以互相结合、灵活运用，保持公文之间的自然联系，保证案卷的质量。
2.在一类公文中再以问题特征为主将公文组合成案卷。
3.将组合后的文件加以系统排列并拟写案卷标题。卷内文件排列的方法有六种：
(1)按时间先后排列;
(2)按重要程度排列，如重要文件在前，次要文件在后;正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;政策性的文件在前、业务性的文件在后等;
(3)按先作者后时间的顺序排列，先按作者分类排列，在每个作者内再按发文时间的先后排列;
(4)按先作者后问题的顺序排列，先按作者分类排列，在每个作者内再按问题排列，在每个问题内，还可按发文时间先后排列;
(5)按先问题后时间的顺序排列，卷内文件同属一个作者，所涉及问题在两个以上，可先按问题分类，在每个问题内再按时间先后排列;
(6)按姓名笔画排列，对人事案卷和信访案件，可采用这种方法。案卷标题要贴切，注明保管期限，卷内文件排列的顺序应在案卷标题中得到反映。
二、公文的归档
公文归档是将立卷后的公文按归档制度向档案部门移交，作为档案保存。
(一)公文归档的范围
归档范围，就是公文立卷部分所述的立卷范围，凡是反映本机关活动的工作情况，具有查考、保存、利用价值的公文都应该立卷归档。这些文件主要包括：本机关收进的文件、本机关向外发出或在内部使用的文件。归档的重点应该是本机关形成的文件。
应当准确地掌握公文的立卷归档范围，既要防止“有档不归”，保证该归档文件收集整齐完整;又要防止“有文必档”，保证不该归档的文件不立卷归档。属于立卷归档范围的文件材料，不管是永久保管、长期保管、短期保管的文件，都要向档案部门归档。
(二)归档时间
具体时间一般在第二年上半年(即7月1日以前)向档案部门移交。有些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体情况另行商定归档时间。
(三)办理归档手续
文秘部门按照案卷的排列顺序，用钢笔或毛笔填写编制案卷(移交)目录后，即向档案部门办理归档手续。交接时，档案部门要对接受的案卷进行严格检查，核对无误，双方可在案卷移交目录的备考表上签字盖章并填明交接日期，交接目录一式三份，一份留存文秘部门备查使用，另两份由档案部门保存使用。
第五节 公文管理
公文管理指对公文从形成、运行、办理、利用到存放、销毁等过程的组织、监督工作。公文管理直接关系到整个机关、部门的工作效率及国家秘密的安全，是公文处理的一个重要环节。
一、公文管理的主要内容
(一)发文办理的管理
是对以本机关名义制发公文的过程的管理，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
(二)收文办理的管理
是对收到公文的办理过程的管理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(三)公文归档过程的管理
是对办理完毕后的公文的管理，包括将公文办理完毕后的具有查考价值的公文及时整理(立卷)、归档;将不具归档和存查价值的公文销毁，这一阶段的管理主要是确保归档文件的完整性、安全性、保密性，并能及时为机关提供有效地服务。
二、公文的翻印和印发
《办法》规定：
(一)“上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。”
(二)“公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。”
(三)“公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。”
三、公文的销毁
(一)销毁文件的范围
1.上级下发的文件、材料不需归档立卷的，或归档立卷后重份文件;
2.本机关制发的文件，归档立卷后的余份;
3.不相隶属机关抄送本机关无存档价值的文件、材料;
4.无归档立卷价值的内部刊物、资料等;
5.上级机关指定销毁的文件、材料等。
(二)销毁文件的程序
(1)清点;(2)登记;(3)签批;(4)备案。
(二)销毁文件的要求
1.销毁文件必须实行两人监销制度，个人不得私自销毁文件。“销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。”(《办法》)
2.待销文件、材料，绝对不准当废纸出售给废品收购部门，以防泄密。
3.“公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。”(《办法》)
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