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安排会议,你会吗?

2018-05-18 10:37:44 内蒙古公务员考试网 http://nmg.huatu.com/gwy/ 文章来源:华图教育

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  安排会议,你会吗?

  在公务员日常工作中,参加会议是日常工作中常见的场景,既然这样就有筹备安排会议的工作人员,那么在公务员需要具备的素质中就自然包含了组织和策划一场会议。我们先来简单了解一下会议的概念。会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。机关会议主要是由机关秘书部门和秘书人员操作,通过一系列的会前准备、会中组织、会后总结等工作,将领导和上级意图得以贯彻落实、将有关政策理论得以广泛传播,同时又能收集有关信息,辅助领导层做决策。

  筹备会议常见的流程可以从以下入手:

  (1)确定会议规模、规格和参会者名单。

  会议规模与规格的确定依据会议的内容或议题,应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格。一般情况下,小型会议不超过100人。

  (2)选择会议地点。它由会议规模和人数直接影响。①小型会议,优先考虑本单位会议室或小礼堂;②中型会议,可选择单位大礼堂、学校阶梯教室或酒店;③大型会议,则一般考虑租借大礼堂、大会堂或体育馆;④特大型会议,可以考虑露天或大型体育馆。

  注:在会议场地选择中,既要充分考虑会议预算;又要考虑当地交通是否便利,有些会议持续时间较长,需要考虑附近的酒店住宿等问题。

  (3)确定会议时间、日程、议程安排。

  具体的会议时间应结合会议议题来确定。但一般情况下,每天的会议将分成上午、下午、晚上3个单元进行,并采用表格的方式制作具体会议日程表。而且,在议程安排中,一般包括以下几个方面:①宣布议程,②说明人员缺席情况,③宣读并通过上次会议的备忘录,④会议议题展开,⑤通知有关事项,⑥宣布休会。

  (4)制作会议材料、证件、选定相关设备。

  ①会场布置所需物品,如会标、背景板、席台、桌牌(座位牌)、鲜花、条幅等。

  ②设备道具,如白板、投影仪、录像机、电脑、奖品礼品等。

  ③休憩时需要的茶水、点心、水果、烟酒等。

  (5)布置、检查会场。比如检查投影、音响等设备是否正常,名牌、主席台是否摆放到位,是否需要调试灯光、空调等。

  (6)报到及接待。①安排路线。提前告知参会人员关于会场的路线,并在报到当天可安排专人接送。②签到。提前收集参会人员的姓名、身份、职位等有效信息,并将个人信息录入数据库,制作签到卡;在会场设置“报到处”、“签到处”,并在报到登记时,核对相关信息。③发放会议资料包,如会议相关材料、会议流程、会议须知,纪念品、餐券、考察乘车券等。

  (7)专人做好会议记录。①专人记录,选择经验丰富的同事专门进行会议记录;②可以采取录音、录像等辅助手段。③会议记录要突出重点,如围绕中心议题展开的有关活动、会议讨论的焦点、权威人士或代表人物的言论、会议已议决的或议而未决的事项等。

  (8)撰写会议纪要。对会议记录进行整理,将会议通过的决议事项、主要会议精神、取得得共识等撰写成会议纪要。

  各位同学,这只是宏观的谈论,具体细节把握还需要具体分析噢。

(编辑:常青藤)

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